Nebenkostenabrechnung – Das sollten Vermieter bei der Erstellung beachten

Vorschriften zur Nebenkostenabrechnung

Vermieter haben nicht die freie Wahl, welche Informationen Sie in die Nebenkostenabrechnung einfügen können und welche nicht. Zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung gibt es im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) Vorgaben, die sowohl die Form und den zeitlichen Spielraum, den der Vermieter für die Erstellung hat, als auch den Mindestinhalt der Abrechnung regeln.

So ist unter anderem vorgegeben, dass die Nebenkostenabrechnung bei jeder einzelnen Mietpartei in schriftlicher Form eingehen muss. Außerdem haben Vermieter zwölf Monate nach Ablauf der Abrechnungsjahres, welches meist dem Kalenderjahr entspricht, Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und an die Mieter zu übermitteln. Nach diesem Zeitraum verfällt für Sie als Vermieter der Anspruch auf die Rückerstattung der Nebenkosten.

Inhalt der Nebenkostenabrechnung

Generell können Sie als Vermieter alle sogenannten „umlagefähigen Betriebskosten“ auf Ihre Mieter umlegen. Geregelt sind diese in der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Umlagefähige Kosten sind tatsächlich entstandene und regelmäßig wiederkehrende Kosten. Wichtig ist, dass Sie die Kosten, die Sie auf Ihre Mieter umlegen wollen, vorher im Mietvertrag festgehalten haben, da ansonsten kein Anspruch auf Rückerstattung besteht.

Zu den klassischen umlagefähigen Nebenkosten zählen vor allem:

• Heizkosten
• Wasserkosten
• Abwasserentsorgung
• Öffentliche Lasten des Grundstücks (Grundsteuer)
• Schornsteinreinigung
• Winterdienst
• Anfallende Kosten durch einen Aufzug
• Hausmeister, Gebäudereinigung und Gartenpflege
• Beleuchtungskosten
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Wascheinrichtungen (z.B. gemeinsamer Waschkeller)

Erstellung der Nebenkostenabrechnung

Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung sollten Sie darauf achten, einige Angaben in jedem Fall aufzuführen. Dazu zählt zunächst der Abrechnungszeitraum, für den Sie die anfallenden Nebenkosten ansetzen. Erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung für eine Immobilie mit mehreren Mietparteien, sollte die Abrechnung außerdem die Gesamtsumme der entstandenen Nebenkosten für das ganze Mietobjekt aufweisen. Um dann die Aufteilung der Gesamtsumme auf die verschiedenen Mietparteien für die Mieter nachvollziehbar zu gestalten, müssen alle Verteilerschlüssel angegeben werden. Mithilfe des Verteilerschlüssels können Mieter schließlich nachvollziehen, welchen Teil der Gesamtkosten sie übernehmen müssen und wie sich der Teil der für sie anfallenden Kosten zusammensetzt. Sollte der Mieter einen Teil der Kosten bereits durch Vorauszahlungen gedeckt haben, sind diese natürlich ebenfalls aufzuführen und von dem zu zahlenden Betrag abzuziehen.

Transparenz

Das Wichtigste ist, dass Sie bei der Abrechnung so transparent arbeiten wie möglich und sich an die Formalitäten halten, damit die Nebenkostenabrechnung von Ihren Mietern nachvollzogen werden kann und nicht angefochten wird. Dazu gehört vor allem, dass Sie den Verteilerschlüssel angeben, durch den die Mieter nachvollziehen können, ob die Kosten richtig und wie im Mietvertrag bestimmt auf die einzelnen Mieter aufgeteilt worden sind. Fehlt der Verteilerschlüssel oder ist er nicht nachvollziehbar, ist die Nebenkostenabrechnung unwirksam und kann von den Mietern angefochten werden.